รูปแบบการทำงานในปัจจุบัน มีการปรับเปลี่ยนไปให้เท่าทันตามสถานการณ์ และเพื่อให้องค์กรยังสามารถดำเนินต่อไปได้ แม้ต้องเจอกับสถานการณ์ที่ท้าทาย ซึ่งรูปแบบการทำงานที่หลายองค์กรนำมาใช้ คือ Remote Working หรือการทำงานระยะไกล โดยนำเทคโนโลยี และเครื่องมือต่างๆ เข้ามามีส่วนช่วยให้พนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้แม้ไม่เจอหน้ากัน แต่ผลงานยังต้องมีคุณภาพและตอบโจทย์เป้าหมาย
ถึงแม้การทำงานแบบ Remote Working จะให้ความเป็นอิสระและยืดหยุ่น ทั้งเรื่องสถานที่ในการทำงาน ที่สามารถเลือกทำงานที่บ้าน Co-working Space หรือที่อื่นๆ ตามที่มีความสะดวก และเวลาการทำงานที่ยืดหยุ่น (Flexible Hour) กับพนักงานได้ แต่ก็มีความท้าทายที่ต้องบริหารจัดการเพื่อไม่ให้เกิดปัญหา ซึ่งอาจจะส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพของงานได้
Buffer แพลตฟอร์มบริหารจัดการ Social Media ได้ทำการสำรวจความคิดเห็นจากผู้ปฏิบัติงานระยะไกลกว่า 3,500 คน พบว่า ความท้าทายอันดับ 1 ในการทำงานแบบ Remote Working คือเรื่อง การสื่อสาร (communication) และ การสร้างความร่วมมือ (collaboration) ซึ่งทั้งสองประเด็นนี้มีความเชื่อมโยงกันอยู่ เนื่องจากการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและทรงพลังจะช่วยให้เกิดความร่วมมือในการทำงานระหว่างกันได้ ในขณะเดียวกันเมื่อเกิดความร่วมมือก็จะทำให้ทีมงานมีการสื่อสารกันมากยิ่งขึ้น
ที่มา : https://lp.buffer.com/state-of-remote-work-2020
สื่อสารเพื่อสร้างความร่วมมือได้อย่างไร แม้ทำงานระยะไกล?
- รู้จักสไตล์การสื่อสาร
การสื่อสารเป็นสิ่งหนึ่งที่มีผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน หากทีมงานสื่อสารกันได้อย่างเข้าใจ ก็จะช่วยลดความผิดพลาดในการทำงานและช่วยให้งานราบรื่นได้ ส่วนในทางกลับกันหากการสื่อสารคลาดเคลื่อนการทำงานก็อาจต้องเจอปัญหาและอุปสรรคที่เราต้องตามแก้ไขได้ ดังนั้นสิ่งที่จะทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภา อันดับแรกต้องรู้จักสไตล์ของผู้ที่เราจะสื่อสาร เพื่อเลือกวิธีการสื่อสารได้ตรงตามสไตล์ เป็นการสร้างความรู้สึกที่ดีในการสื่อสาร ซึ่งจะส่งผลดีต่อประสิทธิภาพการสื่อสาร บรรยากาศการทำงานและเป็นจุดเริ่มต้นในการให้ความร่วมมือในการทำงานระหว่างกัน เช่น พนักงานบางคนชอบการสื่อสารอย่างตรงไปตรงมา เน้นการพูดคุยในเชิงข้อมูลมากกว่าความรู้สึก หรือ พนักงานอีกท่านชอบการสื่อสารที่อยู่ในบรรยากาศที่ดีและสบายใจ เป็นต้น ดังนั้น เครื่องมือที่ท่านสามารถนำมาพัฒนาเองเพื่อนำไปสู่การพัฒนาการสื่อสารให้มีเสน่ห์ ถูกใจแต่ละสไตล์ของผู้คน เช่น DISC Model จะทำให้เราเรียนรู้บุคลิกลักษณะและความต่างของคน 4 สไตล์ , นพลักษณ์ จะเรียนรู้ความต่างของคน 9 แบบ , สัตว์สี่ทิศ โมเดลนี้มีความ มีการแบ่งคนจำแนกตามลักษณะนิสัย หลักๆ ออกเป็นทั้งหมด 4 แบบ , MBTI แบ่งบุคลิกลักษณะออกเป็น 16 แบบ
- กำหนดเป้าหมายการสื่อสารให้ชัดเจน
เพื่อให้การสื่อสารในแต่ละครั้งได้ผลลัพธ์อย่างเต็มประสิทธิภาพ ควรมีการกำหนดเป้าหมายในการสื่อสารให้เกิดความชัดเจน และความเข้าใจที่ตรงกัน เพื่อให้การสื่อสารประสบความสำเร็จได้ตรงตามเป้าหมาย อาทิ
- เป็นการพูดคุยเพื่อรายงาน อัพเดตสถานการณ์ของการทำงานในแต่ละช่วง
- สื่อสารเพื่อการสั่งการหรือ เป็นการมอบหมายงานเพื่อที่พนักงานจะได้รู้ว่าใครต้องมีหน้าที่รับผิดชอบในส่วนไหน และทำให้ให้แผนงานถูกนำไปดำเนินการต่อ
- สื่อสารเพื่อให้คำแนะนำ สำหรับการต่อยอดในอนาคต
- สื่อสารเพื่อสร้างความสัมพันธ์หรือสร้างแรงจูงใจในการทำงานกับทีมงาน
- ไม่ลืมการให้ Feedback ระหว่างกัน
การสื่อสารเพียงทางเดียวอาจไม่มากพอเมื่อต้องทำงานระยะไกล การ Monitor การทำงานและให้ข้อมูลตอบกลับ (Feedback) ได้อย่างทันเวลาจึงเป็นสิ่งที่สำคัญ เพราะการให้ข้อมูลตอบกลับระหว่างกันถือเป็นการทบทวนความเข้าใจ สร้างความเข้าในที่ตรงกัน พร้อมกับนำข้อมูลไปพัฒนาต่อยอดการทำงานได้ รวมถึงการสร้างความสัมพันธ์ผ่านPositive Feedback เช่น การชื่นชมการทำงานที่ดีอีกด้วย นอกจากนี้สิ่งที่ต้องคำนึงถึงสำหรับการให้ Feedback กับทีมประกอบด้วย
- ความถี่ในการ Feedback ให้เหมาะกับรูปแบบของงาน ซึ่งต้องพิจารณาว่ารูปแบบงานมีการเคลื่อนที่อย่างรวดเร็ว หรือเป็นการทำงานตามแบบแผนอย่างเป็นประจำ
- การให้ Feedback ที่มีข้อมูลถูกต้อง มีการตรวจสอบข้อมูลอย่างถี่ถ้วย เพื่อการนำไปต่อยอดได้อย่างตรงจุด
- การให้ Feedback อย่างทันเวลาเพื่อลดผลกระทบในทางลบที่จะเกิดขึ้น
สำหรับการให้ Constructive Feedback สามารถเรียนรู้เพิ่มเติมได้ที่ link ……..
- เลือกเครื่องมือ ช่องทางให้เหมาะสม
เมื่อเราต้องทำงานอยู่บนแพลตฟอร์มออนไลน์ เทคโนโลยีมีการพัฒนามากขึ้น ช่องทางการสื่อสารก็มีให้เลือกใช้หลากหลายขึ้นเช่นกัน ทั้งโปรแกรมสำหรับการประชุมออนไลน์ โปรแกรมในการจัดการรายการงานที่ต้องทำ โปรแกรมในการรวบรวมหรือส่งไฟล์งาน ที่สามารถเปิดให้ทุกคนไม่ว่าจะทำงานอยู่ที่ไหนก็สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ดังนั้น หากเราเลือกใช้ช่องทาง เครื่องมือได้อย่างเหมาะสม ก็จะทำให้การสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่น ลดความคลาดเคลื่อนของสารที่ส่งไปได้ รวมถึงการประสานงานที่คล่องตัวอีกด้วย
การทำงานในระยะไกล ไม่ใช่เรื่องไกลตัวของพวกเราคนทำงานในยุคนี้แล้ว และไม่ใช่แค่เพียงเราต้องปรับตัว แต่ยังเป็นสิ่งที่เราต้องเรียนรู้ที่จะอยู่ร่วมกับการทำงานรูปแบบใหม่นี้ต่อไปในอนาคต ซึ่งจะเห็นได้ว่าการสื่อสารเพื่อสร้างความร่วมมือ (Communication & Collaboration) ในการทำงานแบบ Remote Working เป็นฟันเฟืองสำคัญที่จะช่วยพัฒนาการบริหารจัดการทีมงานให้พร้อมรับกับการเปลี่ยนแปลง และทำงานได้อย่างราบรื่บ รวมถึงผลลัพธ์ของงานในรูปแบบการทำงานระยะไกลที่ระยะทางไม่สามารถกระทบต่อประสิทธิภาพของงานได้
