มอบหมายงานเพื่อการทำงานแบบ Productive

ในยุคสมัยนี้ความ Productive ถือเเป็นเป้าหมายในความสำเร็จของชีวิตใครหลายๆ คน โดยเฉพาะหัวหน้างานที่จะต้องบริหารจัดการทั้งงานที่ได้รับมอบหมาย และบริหารจัดการทีมงานไปพร้อมๆกัน ซึ่งความหมายของ Productive ไม่ใช่การทำงานให้ได้ปริมาณเยอะๆ หรือใช้เวลาในการทำงานเป็นระยะเวลานานโฟกัสการทำงานมากเกินไปจนเกิดความเครียด เพราะถ้าอย่างนั้นเราอาจนิยามได้ว่าคุณคือหัวหน้างานที่งานยุ่งคนหนึ่ง แต่ความเป็นจริงแล้วความเป็นคนที่ทำงานแบบ Productive ไม่ได้มุ่งเน้นปริมาณเพียงอย่างเดียว แต่ยังต้องคำนึงถึงศักยภาพในการบริหารจัดการสิ่งต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพที่เกิดขึ้นอีกด้วย โดยสิ่งที่มีความสำคัญในการสร้างความ Productive เป็นปัจจัยแรกคือการบริหารจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ และวิธีการที่จะช่วยให้หัวหน้างานบริหารจัดการเวลาได้นั่นก็คือ การมอบหมายงาน 

ในหน้าที่ความรับผิดชอบของหัวหน้างานมีหลายสิ่งที่ต้องจัดการ แก้ไขปัญหาอยู่ตลอดเวลา หากหัวหน้าต้องลงรายละเอียดเพื่อจัดการกับงานทุกอย่างก็คงต้องใช้เวลาอย่างมาก และอาจเกิดผลกระทบที่ตามมาทั้ง ระยะเวลาหรืองบประมาณที่ต้องเสียไป หัวหน้างานจึงต้องทำการมอบหมายงาน ซึ่งเป็นการกระจายงานที่อยู่ในความรับผิดชอบให้ลูกทีมได้เป็นผู้ลงมือทำแทน แต่ความรับผิดชอบหลักที่เกิดขึ้นก็ยังถือว่าอยู่ในความรับผิดชอบของหัวหน้างาน การมอบหมายงานจึงไม่ใช่การสั่งงานแล้วเมินเฉย แต่ยังต้องมีการติดตามงานอยู่เสมอ

ในหนังสือ Hidden Value: How Great Companies บรรลุผลพิเศษกับคนธรรมดา โดยผู้เขียน Jeffrey Pfeffer และ Charles O’Reilly อ้างว่ามีหลักฐานเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ที่การมอบหมายความรับผิดชอบ และการตัดสินใจจะช่วยเพิ่มผลผลิต ขวัญกำลังใจ และความมุ่งมั่นให้กับพนักงาน ซึ่งทั้งหมดนี้ส่งผลกระทบต่อวัฒนธรรมองค์กร

เหตุผลที่ต้องมอบหมายงาน 

• ทำให้มีเวลามากขึ้น

การที่หัวหน้างานมอบหมายงานให้ลูกทีม จะทำให้หัวหน้างานมีเวลาเพิ่มขึ้นเพื่อจัดการงานอื่นๆ ที่มีความสำคัญ หรือคิดวิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพ รวมถึงการคิดสร้างสรรค์สิ่งใหม่ที่เป็นประโยชน์ต่อการทำงาน ทำให้เกิดการทำงานแบบ Productive

• พัฒนาทีมให้เรียนรู้ด้วยการลงมือทำ

การที่ลูกทีมต้องลงมือทำงานที่ได้รับมอบหมาย เป็นการพัฒนาด้วยการเรียนรู้จากการลงมือทำจริง (On the job training) เพื่อให้เกิดทักษะ และความเชี่ยวชาญในงานที่ทำมากยิ่งขึ้น

• เปิดโอกาสให้ลูกทีมได้แสดงความสามารถ

การมอบหมายงาน รวมถึงอำนาจการตัดสินในขอบเขตงานให้ลูกทีมได้ ถือเป็นการเปิดโอกาสให้ลูกทีมได้แสดงศักยภาพของตนเองอย่างเต็มที่ และอาจทำให้หัวหน้างานได้ประเมินศักยภาพเพื่อเตรียมความพร้อมในการสร้างหัวหน้างานมืออาชีพในอนาคตได้อีกด้วย

5 ข้อต้องทำสำหรับการมอบหมายงาน

• กำหนดงานและวัตถุประสงค์ของการทำงาน

ก่อนการมอบหมายงานหัวหน้างานต้องพิจารณาความเหมาะสมของงานก่อนว่าสามารถมอบหมายให้ลูกทีมทำแทนได้หรือไม่ เพราะหากบางงานเป็นงานที่มีความซับซ้อน หรือสำคัญ เช่น งานเชิงนโยบาย งานที่ต้องใช้ผู้มีอำนาจในการตัดสินใจ หรืองานที่เกี่ยวข้องกับความลับขององค์กร หัวหน้าอาจต้องเป็นผู้ดำเนินการเอง แต่หากเป็นงานที่เป็นงานที่มีแบบแผนชัดเจน เช่น งานเอกสาร งานแอดมิน ก็สามารถมอบหมายได้ โดยต้องชี้แจงวัตถุประสงค์ของงานอย่างชัดเจน 

• กำหนดบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชัดเจน 

งานที่หัวหน้าเลือกจะมอบหมายให้ลูกน้องทำ ควรเลือกลูกทีมที่เหมาะสมกับงานนั้นๆ โดยอาจหาศักยภาพหรือความเชี่ยวชาญที่สอดคล้องกับงาน และต้องมีการสื่อสารถึงบทบาทหน้าที่อย่างชัดเจนว่าใครในทีมจะเป็นผู้รับมอบหมาย และเป็นการทำงานโดยให้รับผิดชอบคนเดียวหรือต้องทำงานร่วมกันมากกว่า 1 คน เพื่อไม่ให้เกิดการทำงานที่ซ้ำซ้อนขึ้น

• ให้อำนาจในการตัดสินใจ

การทำงานให้ราบรื่นนอกจากบทบาทหน้าที่ที่ชัดเจนแล้ว การให้อำนาจการตัดสินใจในบางเรื่องที่อยู่ในขอบเขตที่เหมาะสม ก็จะทำให้ลูกทีมทำงานได้อย่างคล่องตัวมากขึ้น โดยสามารถตัดสินใจและดำเนินการเองได้โดยได้ต้องรอหัวหน้างาน แต่ในบางเรื่องที่มีความสำคัญและอาจะส่งผลกระทบในวงกว้างก็อาจมีการปรึกษาก่อนการดำเนินการได้

• การสร้างแรงจูงใจในการทำงาน 

การขับเคลื่อนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ การสร้างแรงจูงใจ เช่น การให้คำชื่นชม การให้รางวัล การสนับสนุนอุปกรณ์ การให้คำปรึกษาหรือช่วยอำนายความสะดวก เป็นสิ่งที่ช่วยให้กระตุ้นให้ลูกทีมมีขวัญกำลังใจในการทำงานมากยิ่งขึ้น 

• การติดตามผล

การมอบหมายงานไม่ใช่การสั่งงานแล้วปล่อยให้ลูกทีมเป็นผู้ดำเนินการเพียงลำพัง เพราะความรับผิดชอบหลักยังคงเป็นของหัวหน้างาน ดังนั้นจึงต้องมีการติดตามงานเป็นระยะ เพื่อดูความคืบหน้า พร้อมกับประเมินสถานการณ์ให้เป็นไปตามแผนงาน และหากเกิดความผิดพลาด ก็ต้องทำการแก้ไขหรือปรับปรุงให้ทันเวลา เพื่อไม่ให้งานเกิดความเสียหายหรือส่งผลกระทบในเชิงลบ นอกจากนี้ยังรวมถึงการให้ Feedback ในการทำงาน เพื่อให้ลูกทีมได้เรียนรู้และพัฒนาศักยภาพของตนเองอีกด้วย 

จะเห็นได้ว่าการเป็นหัวหน้างาานที่ทำงานได้แบบ Productive ไม่จำเป็นต้องทำงานเองทุกอย่าง แต่ควรจัดลำดับความสำคัญ บริหารเวลา และรู้จักมอบหมายงาน เพื่อให้คุณมีเวลามากขึ้นที่จะโฟกัสงานที่สำคัญ และสร้างผลงานได้อย่างเต็มที่ ส่งผลถึงประสิทธิภาพการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

จอห์น ซี. แม็กซ์เวลล์ ผู้เขียนหนังสือ Developing the Leaders Around You กล่าวไว้ว่า “ถ้าคุณต้องการทำสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ให้ถูกต้อง ให้ทำด้วยตัวเอง หากคุณต้องการทำสิ่งที่ยิ่งใหญ่และสร้างผลกระทบที่ยิ่งใหญ่ จงเรียนรู้ที่จะมอบหมายงาน