ยอมรับว่ารูปแบบการทำงานในปัจจุบันแตกต่างจากในอดีตมาก ๆ ยิ่งสถานการณ์โควิดทำงานการทำงานยิ่งยุ่งยากเข้าไปใหญ่ เพราะมีหลาย ๆ บริษัทเปลี่ยนรูปแบบการทำงานมาเป็นแบบ Work From Home แล้ว เนื่องจากเห็นข้อดีของการทำงานในขณะอยู่ที่บ้าน อีกทั้งยังช่วยลดระยะเวลาการเดินทางและเพิ่มการทำงานได้มากขึ้น
โดยหลังจากการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน สิ่งที่ต้องปรับเปลี่ยนในลำดับต่อมาคือการมอบหมายงานให้แก่ลูกน้อง เพราะเมื่อระบบการทำงานที่เปลี่ยนไปทำให้การติดต่อสื่อสารนั้นยิ่งยากขึ้น ฉะนั้น หัวหน้าทุกคนจำเป็นต้องหากลยุทธ์หรือวิธีการมอบหมายงานให้ลูกน้องของตนเองให้มีประสิทธิภาพสูงที่สุด แต่สามารถทำได้อย่างไรนั้น มาติดตามกันค่ะ
การมอบหมายงานที่ดีคือจุดเริ่มต้นของการทำงานที่มีประสิทธิภาพ
ในหลาย ๆ องค์กรในประเทศไทยมักจะพบว่าหัวหน้างานบางคนไม่มีความไว้ใจในลูกน้องของตนเอง มักรับงานมาทำเองจึงทำให้งานสำคัญ ๆ หรืองานใหญ่ ๆ ถูกกระจุกไว้หัวหน้างานซะส่วนใหญ่ เป็นเหตุให้งานโหลดหนักอยู่ที่หัวหน้างาน จนในที่สุด Work Flow ในการทำงานเสีย ซึ่งลักษระนี้จะเป็นการทำงานแบบกระจุกแต่ไม่กระจาย ทำให้พนักงานชั้นผู้น้อยขาดความนับถือในตัวเอง เพราะได้รับมอบหมายแต่งานที่ไม่ท้าทาย จนลุกลามกลายเป็นปัญหาอยู่ขององค์กร
ดังนั้นผู้บริหารหรือหัวหน้างานควรเห็นถึงความสำคัญของการมอบหมายงานให้พนักงานลำดับถัดมาให้ตรงกับบทบาทหน้าที่ที่ตัวเองได้รับ เพราะหากองค์กรใดไม่ให้ความสำคัญกับการมอบหมายงาน จะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของคนลดลง เพราะอำนาจการคิด พิจารณา และตัดสินใจเกิดขึ้นจากคนไม่กี่คน แต่ในทางกลับกัน การมอบหมายงานที่ดี มีการกระจายงานที่ถูกต้อง โดยมีการสานต่อการทำงาน ขยาย เจตนารมณ์องค์กรไปสู่พนักงานในทุก ๆ ระดับ จะทำให้พนักงานทุกคนมองเห็นเป้าหมายเดียวกัน และทำงานไปสู่ทิศทางเดียวกัน ซึ่งเป็นแรงขับเคลื่อนให้องค์กรสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และได้รับความสำเร็จที่เป็นรูปธรรม
การมอบหมายงานที่ดีสำคัญกับองค์กรอย่างไร ?
แน่นอนว่าการกระจายงาน การมอบหมายงานที่ดีไปยังพนักงานในทุก ๆ ระดับจะพัดพาองค์กรไปสู่ความสำเร็จที่จับต้องได้มากขึ้น มาดูกันว่าถ้ากระจายงานจะเกิดประโยชน์อันใดขึ้นกับองค์กรบ้าง ตามมาเลยค่ะ
1.ผลผลิตเพิ่มขึ้น
เพราะการมอบหมายงานเป็นช่องทางทำให้เกิดผลผลิตมากขึ้น เพราะพนักงานในแต่ละสายงานมีความเชี่ยวชาญและประสบการณ์การทำงานที่แตกต่างกัน ซึ่งหากหัวหน้ามอบหมายภาระงานได้ตรงกับความถนัดและความสามารถจริง ๆ ของพนักงานจะทำให้ผลลัพธ์การทำงานดีขึ้น ก็เหมือนเป็นการเพิ่มพูนผลผลิตที่มีค่าให้แก่องค์กร
2.เพิ่มสมรรถนะในการแข่งขัน
คงจะดีไม่น้อยถ้าผู้บริหารหรือหัวหน้างานมีวิสัยทัศน์กว้างไกล บวกกับการมอบหมายงานที่ถูกต้อง และมีการตัดสินใจถูกต้อง จะสร้างโอกาสในการขับเคลื่อนองค์กร เนื่องจากมีการส่งมอบบทบาทอำนาจหน้าที่ยังบุคลากรที่มีความสามารถที่เหมาะสม มีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงการทำงานจะทำให้องค์กรก้าวสู่การทำงานที่เป็นสากล มีโอกาสขยายธุรกิจไปได้ไกลขึ้น ซึ่งหากหัวหน้ามีการส่งมอบหมายงานที่ดีจะทำให้องค์กรลดการทำงานที่เสียเวลาออกไป โดยงดทั้งภาระงานของตัวหัวหน้างานเอง ลดระยะเวลาในการดำเนินงาน และลดข้อผิดพลาดในการทำงาน
เคล็ดลับการมอบหมายงานให้ตรงกับลูกน้องแต่ละประเภท
เรามีใช้กลยุทธ์การมอบหมายงานซึ่งจะช่วยให้หัวหน้าสามารถมอบหมายได้ตรงกับความรู้ ความสามารถของผู้ปฏิบัติงานเพิ่มขึ้น และช่วยเพิ่มพูนผลลัพธ์ที่ดีในการทำงานในองค์กรอีกด้วย โดยการวางกลยุทธ์การทำงานแก่ลูกน้อง เราสามารถแบ่งคนทำงานได้ 4 ประเภท ดังนี้
- Dead Wood หรือกลุ่มคนทำงานที่เหมือนไม้ตายซาก โดยเราจะเอาคนเหล่านี้ไปวางไว้ในช่อง M1 ซึ่งเป็นบุคคลที่แรงจูงใจต่ำ และทัศนคติไม่ดีต่อการทำงาน ไร้ความจงรักภักดีต่อองค์กร อีกทั้งมีความรู้ความสามารถน้อย งานที่หัวหน้ามอบหมายกลุ่มคนเหล่านี้ทำจะเป็นงานที่ไม่จำเป็นต้องมีความรับผิดชอบสูง โดยมีทางแก้ที่ดีคือสร้างแรงจูงใจใหม่ให้กลุ่มไม้ตายซากกลับมามีชีวิตอีกครั้ง
- Work Horses หรือกลุ่มม้างาน โดยเราจะใส่คนกลุ่มนี้ไว้ในช่อง M2 คือกลุ่มคนที่มีทัศนคติที่ดีต่อองค์กร มีแรงจูงใจในการทำงานค่อนข้างสูง มีความรับผิดชอบในการทำงานสูง แต่มีข้อเสียคือมีความรู้ความสามารถน้อย ไม่มีความสามารถในการทำงาน จึงจำเป็นต้องพัฒนาศักยภาพของคนกลุ่มนี้มากสักหน่อย งานที่ควรมอบหมายคืองานแบบ Routine Job ซึ่งเป็นงานซ้ำ ๆ เดิม ๆ ไม่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์มากนัก
- Problem Child หรือกลุ่มเด็กมีปัญหา เรานำมาใส่ไว้ในช่อง M3 ได้เลย โดยคนกลุ่มนี้เป็นพวกมีทัศนคติต่อการทำงานต่ำ ขาดแรงจูงใจในการทำงานแต่ดันมีศักยภาพในการทำงานค่อนข้างสูง จบมหาวิทยาลัยชั้นนำ จึงควรมอบหมายงานที่อาศัยความชำนาญสูงแต่เป็นโครงการที่ทำในระยะสั้น เพราะกลุ่มคนเหล่านั้นสามารถทิ้งงานหรือลาออกได้ทุกเมื่อ จึงจำเป็นต้องสร้างแรงจูงใจให้คนกลุ่มนี้ต้องการทำงานต่อไป
- Star หรือกลุ่มดาวเด่น คือกลุ่มคนที่อยู่ในช่อง M4 เป็นกลุ่มคนที่มีทั้งความรู้ความสามารถและมีทัศนคติที่ดีต่อการทำงานภายในองค์กร มีความภักดีต่อองค์กรสูงมาก งานที่ควรได้รับคืองานที่ยากและท้าทายความสามารถของคนกลุ่มนี้ตลอดเวลา โดยมีการมอบแรงจูงใจด้วยรางวัลหรือเงิน เพื่อไม่ให้กลุ่มคนเหล่านี้ย้ายที่ทำงาน
กลยุทธ์นี้จะทำให้หัวหน้าสามารถมอบหมายงานให้พนักงานได้อย่างเหมาะสมเพื่อสร้างแรงขับเคลื่อนให้องค์กรสามารถดำเนินกิจการต่อไปได้อย่างมั่นคงและยั่งยืน อีกทั้งลดความเสี่ยงจากการทำงานที่ผิดพลาดภายในองค์กรได้เป็นอย่างดี
