ทุกองค์กรมีความคาดหวังที่จะบรรลุเป้าหมายตามที่ตั้งไว้ ซึ่งแน่นอนว่า เป้าหมายนั้นจะสำเร็จไม่ได้เลย หากขาดการร่วมมือของพนักงานที่จะดำเนินการ
ในส่วนหน้าที่ของตัวเองที่ตัวเองได้รับมอบหมาย เพื่อผลักดันให้องค์กร ประสบความสำเร็จตามที่ตั้งไว้ จะเห็นได้ว่าการทำหน้าที่ของพนักงานมีความสัมพันธ์และสำคัญอย่างมากต่อความสำเร็จและต่อการบรรลุเป้าหมายขององค์กร ดังนั้น เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานสามารถปฏิบัติหน้าที่ได้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรและมุ่งมั่นทำงานในหน้าที่ความรับผิดชอบอย่างเต็มความสามารถ จึงจำเป็นต้องมีระบบ “การบริหารผลการฏิบัติงาน” ที่จะคอยช่วยในกระบวนการนี้
ในบทความนี้จะพูดถึง 4 ขั้นตอนสำคัญของการทำ Performance management หรือ การบริหารผลการปฏิบัติงาน
ขั้นตอนที่ 1 Goal Setting : การกำหนดวัตถุประสงค์
การกำหนดวัตุถุประสงค์ กำหนดตัวชี้วัด KPIs เป็นขั้นตอนสำคัญที่หัวหน้าและตัวพนักงานจะสามารถเข้าใจได้ตรงกัน มีเป้าหมายได้ชัดเจนและเป็นรูปธรรม เข้าใจหน้าที่ที่พนักงานต้องรับผิดชอบทั้งภาพรวมและรายละเอียดของงาน รวมทั้งตัวชี้วัด กระบวนการที่จะถูกใช้ในการประเมินผล รวมทั้งมาตรฐาน ในการปฏิบัติงาน ที่พนักงานจะถูกองค์กรหรือหัวหน้าวัดผล
การมีเป้าหมายที่ชัดเจนจะทำให้พนักงานเห็นภาพชัดเจนว่าองค์กรคาดหวังอะไรจากตัวพนักงาน ทำให้พนักงานทำงานได้ตรงเป้าหมายมากกว่าเมื่อ เปรียบเทียบกับตอนที่ไม่มีการสื่อสารกัน จะทำให้ทั้งสองฝั่งเข้าใจตรงกัน และพนักงานเองก็สามารถทำงานได้ตรงและสอดคล้องกับที่องค์กรต้องการได้
ตัวอย่าง การตั้งตัวชี้วัด KPIs
1. การได้จำนวนลูกค้าเพิ่มขึ้นจากปีที่ผ่านมาอีก 15% ในระยะเวลา 1 ปี
2. การเพิ่มยอดขายสินค้าใหม่ 20% ในไตรมาสแรก
จาก KPIs ที่ตั้งจะเห็นได้ว่ามีความชัดเจน วัดผลได้และเป็นรูปธรรม หากพนักงานมียอดขาดเพิ่มขึ้นเพียง 10% ในไตรมาสแรกก็สามารถ ประเมินผลได้ว่า ไม่สามารถบรรลุตามเป้าหมายที่ตั้งไว้
ขั้นตอนที่ 2 Performance Review : การทบทวนติดตามผลงาน
หลังจากได้มีการกำหนดเป้าหมายชัดเจนและตรงกันแล้ว ระหว่างพนักงาน ปฏิบัติงานควรมีการติดตามผลงาน เพื่อที่หัวหน้าเองจะได้รู้ความคืบหน้าว่าการทำงานนั้นๆ ของพนักงานแต่ละคนว่าอยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว กี่เปอร์เซ็นต์ที่ทำไปสำเร็จแล้ว เพราะหากปล่อยหรือรอจนถึงขั้นตอน การประเมินผลในช่วงใกล้ส่งงาน อาจจะแก้ไขไม่ทัน ส่งผลกระทบต่อภาพรวมได้
การทบทวนในขั้นตอนนี้ นอกจากจะเป็นการมั่นใจได้ว่า พนักงานนั้นทำงานตามแผนที่วางไว้อย่างถูกต้อง แล้วยังเป็นการได้ช่วยพนักงาน ให้คำปรึกษา รวมทั้งในระหว่างการทำงานอาจจะเจอปัญหา หัวหน้าก็จะสามารถได้ช่วยแก้ไข พัฒนาวิธีการทำงานให้รวดเร็วขึ้น และพนักงานเองก็ได้เรียนรู้ไปพร้อมกับการทำงานจริงอีกด้วย
ขั้นตอนที่ 3 Performance Assessment : การประเมินผลการปฏิบัติงาน
การประเมินผลการปฏิบัติงานจะทำให้ทราบผลว่าการปฏิบัติงานของ พนักงานในทีมแต่ละคนเป็นอย่างไร อยู่ในระดับใดหลังจากได้เปรียบเทียบ กับค่าเป้าหมายที่ตั้งไว้ตามเกณฑ์การประเมิน เพื่อนำข้อมูลเหล่านี้มาดูว่าช่องว่าง ระหว่างเป้าหมายกับสิ่งที่พนักงานทำได้จริงนั้น เกิดจากสาเหตุอะไรบ้าง และนำสาเหตุเหล่านั้นที่อาจจะเป็นในเรื่องทักษะ ความรู้ ความสามารถของพนักงานหรือ ระบบ เครื่องมือ ที่ต้องพัฒนาเพิ่มเติมมาวางแผน เพื่อนำไปสู้เป้าหมายที่ตั้งไว้ รวมทั้งข้อมูลอาจนำมาใช้ในการพิจารณาผลตอบแทน การให้รางวัลตามความเหมาะสม เพื่อการการสร้างแรงจูงใจ เป็นการรักษาพนักงานที่มีความสามารถให้อยู่กับองค์กรต่อไป
ซึ่งโดยส่วนมาก มีปัจจัยในการประเมินผลงาน ประกอบด้วย
- ผลสำเร็จของงาน
- ความประพฤติของพนักงาน
- วินัยในการมาทำงาน (ถ้ามี)
การออกแบบวิธีและเกณฑ์การประเมินผล ควรมีขั้นตอนและวิธีทำอย่าง ถูกต้อง มีความน่าเชื่อถือ เพื่อให้เกิดการวัดที่มีประสิทธิภาพและสามารถนำข้อมูล ส่วนต่างๆ มาใช้ต่อได้จริงและเกิดประโยชน์สูงสุดแก่พนักงานและองค์กร
ขั้นตอนที่ 4 Performance Feedback : การให้ข้อมูลป้อนกลับ
หลังจากที่หัวหน้าและผู้เกี่ยวข้องได้มีการประเมินผลการปฏิบัติงานของ พนักงานแต่ละคนแล้ว สเตปสำคัญต่อมาคือการให้ Feedback หรือ การให้ข้อมูลป้อนกลับ เพื่อให้พนักงานเข้าใจและทราบถึงผลการทำงานของ ตัวเองว่าเป็นอย่างไร เพราะหากไม่ได้มีการให้ข้อมูลป้อนกลับ พนักงานอาจจะ ไม่รู้ถึงจุดที่ตัวเองได้ทำผิดพลาด จุดที่ต้องพัฒนาเพิ่มเติม ก็อาจจะทำแบบ เดิมได้ และในขณะเดียวกันก็อาจจะไม่แน่ใจในสิ่งที่ตัวเองทำได้ดีอยู่แล้ว ก็อาจจะหยุดพฤติกรรมดีๆ เหล่านั้น
การให้ Feedback ที่เหมาะสม หัวหน้าที่มีการใช้ภาษาและศิลปะในการพูด คุยรวมทั้งน้ำเสียง มีข้อมูลหลักฐานที่ชัดเจน จะช่วยให้พนักงานสามารถนำข้อมูล เหล่านั้นไปประกอบการพัฒนาตัวเองต่อ และหัวหน้าสามารถร่วมกับพนักงาน ในการจัดแผนพัฒนาเพื่อพัฒนาพนักงานในขั้นตอนต่อไปได้อย่างตรงจุดอีกด้วย
การบริหารผลการปฏิบัติงานจะเป็นกระบวนการสำคัญที่จะช่วยให้มั่นใจได้ ว่าพนักงานจะขับเคลื่อนองค์กรไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ได้ ซึ่งทั้ง 4 ขั้นตอนเบื้องต้น ตามที่ได้กล่าวมาตามด้านบนก็มีความสำคัญต่อการปฏิบัติงานของพนักงาน มีผลต่อการบริหารงานของหัวหน้าด้วยเช่นกัน
