ฝ่ายบุคคลหรือ HR ของแต่ละองค์กร มีหน้าที่รับผิดชอบในด้านการบริหารจัดการเกี่ยวกับบุคคลภายในองค์กรด้านต่าง ๆ มากมาย เริ่มกันตั้งแต่การรับสมัครพนักงานใหม่และสัมภาษณ์เพื่อคัดเลือกคน จากนั้นก็เข้าสู่กระบวนการในการพัฒนาและอบรมพนักงาน บริหารจัดการประสิทธิภาพในการดำเนินงาน
พร้อมทั้งวางแผนด้านความสำเร็จทางด้านบุคคลให้กับองค์กร ดูแลระบบข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานในบริษัท รวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลด้านบุคคล รวมทั้งดูแลเรื่องค่าตอบแทนในการทำงานสำหรับพนักงานภายในบริษัทด้วย
ซึ่งนอกเหนือไปจากการบริหารจัดการโดยทั่วไปดังกล่าว ยังมีงานบริหารคนซึ่งต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้จัดการสายงาน (line manager) เพิ่มเข้ามาด้วย
ผู้จัดการสายงานคือผู้จัดการฝ่ายบุคคล
ผู้จัดการสายงาน (Line manager) คือผู้จัดการที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการทำงานของทุกคนในทีม และต้องทำงานร่วมกันกับทีมฝ่ายบุคคลขององค์กร เวลาที่ฝ่ายบุคคลมีการออกนโยบายใหม่ ๆ ออกมา แล้วต้องทำการสื่อสารออกไปยังแต่ละฝ่ายขององค์กรอย่างทั่วถึง ทำให้ผู้จัดการสายงานต้องทำหน้าที่เหมือนกับตัวกลางระหว่างผู้จัดการฝ่ายบุคคล
เนื่องจากผู้จัดการสายงานรู้จักและเข้าใจทีมงานจากสายงานของตัวเองมากที่สุด และสามารถช่วยให้การทำงานของผู้จัดการฝ่ายบุคคลเป็นไปได้อย่างราบรื่น และเข้าใจตรงกันมากขึ้น และมีสายสัมพันธ์ที่ดีระหว่างกันระหว่างฝ่ายบุคคลและสายงานต่าง ๆ ขององค์กร ในขณะเดียวกัน หากพนักงานในสายงานของพวกเขาเกิดประสบปัญหา ผู้จัดการสายงานก็สามารถบริหารและขอความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหาจากฝ่ายบุคคลให้กับทีมงานของเขาได้เช่นกัน
ผู้จัดการสายงานต้องทำงานร่วมกับผู้จัดการฝ่ายบุคคลในด้านใดบ้าง?
- วิเคราะห์และช่วยกันออกแบบขั้นตอนและวิธีการในการอบรมพนักงานขององค์กร
ผู้จัดการฝ่ายบุคคลคอยดูแลเรื่องประสิทธิภาพการดำเนินงานของพนักงาน ส่วนผู้จัดการสายงานเองก็มีส่วนรับผิดชอบในการดูแลประสิทธิภาพการดำเนินงานของคนในทีมตัวเองเช่นกัน โดยผู้จัดการสายงานมักรู้ว่าทีมงานของตัวเองยังมีส่วนใดในการทำงานที่ยังมีช่องว่างอยู่ และควรได้รับการแก้ไขผ่านการอบรมงาน เพื่อให้มีการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้นได้
หากยังมีหลายด้านที่ต้องได้รับการอบรม ก็ต้องทำงานร่วมกับผู้จัดการฝ่ายบุคคลเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านั้น ผ่านการเข้าร่วมคอร์สอบรมทักษะต่าง ๆ รวมทั้งสร้างโปรแกรมสำหรับการติดตามการดำเนินงานในด้านต่าง ๆ ที่มีแบบแผนมากขึ้นด้วย
- การประเมินผลการดำเนินงาน
โดยทั่วไปแล้วการประเมินผลงานดำเนินงานเป็นหน้าที่ของฝ่ายบุคคลขององค์กร แต่จะดีกว่าถ้าผู้จัดการสายงานมีส่วนร่วมในการประเมินผลการดำเนินงานของพนักงานร่วมผ่านการตรวจสอบ เนื่องจากพวกเขาทำงานอย่างใกล้ชิดกับสมาชิกในทีมมากกว่า และสามารถให้ข้อเสนอแนะเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างตรงจุดมากกว่า เพื่อให้การประเมินผลการดำเนินงานตรงกับความเป็นจริงมากที่สุด จากนั้นค่อยส่งต่อให้กับทีมฝ่ายบุคคลดูแลเรื่องการรวบรวมข้อมูลและจัดการในภาพรวมต่อไป
- การรับพนักงานใหม่เข้ามาภายในองค์กร
เมื่อถึงเวลาที่ต้องสัมภาษณ์งานพนักงานใหม่ ผู้จัดการสายงานควรเข้าร่วมในการสัมภาษณ์ด้วย เนื่องจากผู้จัดการสายงานเข้าใจถึงเนื้องานของสายงานตนเองได้ดีกว่า และควรมีบทบาทในกาคัดเลือกคนที่ทีมตัวเองกำลังมองหา หลังจากที่ฝ่ายบุคคลได้ดูแลเรื่องจากประกาศรับสมัครงาน และพิจารณา CV ในเบื้องต้นเสร็จเรียบร้อยแล้ว
- สื่อสารเกี่ยวกับข้อมูลจากองค์กรกับพนักงาน
องค์กรที่มีระบบการบริหารคนที่ดีจะให้ผู้จัดการสายงานเป็นดั่งตัวแทนของบริษัทเพื่อพูดคุยและรับฟังความเห็นจากคนในทีม หากมีข้อมูลใดออกมาจากฝ่ายบุคคล ผู้จัดการสายงานจะคอยเป็นที่ปรึกษาว่าช่วงเวลาไหนที่เหมาะสมสำหรับการประกาศข่าวนั้น ๆ และจะสื่อสารออกมาอย่างไรให้เหมาะสมมากที่สุดในมุมมองของพนักงานในทีมของตน หากมีปัญหาใดเกิดขึ้น ผู้จัดการสายงานจะร่วมมือกันกับผู้จัดการฝ่ายบุคคลเพื่อรับมือและหาวิธีแก้ไขร่วมกัน
ผู้จัดการสายงานต้องทำงานร่วมกับฝ่ายบุคคลขององค์กรในหลายด้านด้วยกัน แต่ในส่วนของการคิดค้นนโยบายและขั้นตอนในการดำเนินงานต่าง ๆ รวมทั้งการดูแลเรื่องสัญญาจ้างงาน ยังคงเป็นหน้าที่ของฝ่ายบุคคลโดยสมบูรณ์ เนื่องจากฝ่ายบุคคลมีความรู้เฉพาะด้านกฎหมาย และมีหน้าที่ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ขององค์กรในภาพรวม รวมทั้งมีหน้าที่รักษาความลับเกี่ยวกับข้อมูลส่วนตัวของพนักงานภายในองค์กรอีกด้วย
จะเห็นได้ว่างานบริหารคน ไม่ใช่หน้าที่ของฝ่ายบุคคลเพียงอย่างเดียวเท่านั้น แต่จะเกิดประสิทธิภาพสูงสุดได้ก็ต่อเมื่อ ผู้จัดการสายงานเข้ามาเป็นตัวกลาง และเชื่อมโยงระหว่างทีมงานของพวกเขาเข้ากับฝ่ายบุคคลได้มากขึ้น เพื่อค้นหาวิธีการบริหารคนที่มีประสิทธิภาพที่เกิดประโยชน์สูงสุดให้กับทั้งบริษัทเอง และให้กับทีมงานของตนเองด้วย นอกจากนี้ ผู้จัดการสายงานยังต้องคอยดูแลเรื่องความเป็นอยู่ที่ดีให้กับทีมงานของสายงานตัวเอง
เริ่มตั้งแต่การบริหารงานให้ดีเพื่อไม่ให้เกิดการทำงานนอกเวลาสำหรับพนักงานโดยไม่จำเป็น และยังดูแลเรื่องความปลอดภัยในการทำงานให้กับทีมงานของตนเองด้วย ผู้จัดการสายงานจึงต้องทำหน้าที่เป็นเหมือนผู้จัดการบุคคลในบางครั้ง เพราะต้องดูแลคนในทีมมากกว่าแค่เรื่องงาน ทั้งการคัดเลือกพนักงาน พัฒนาศักยภาพ ประเมินผลงาน รวมไปถึงความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน ซึ่งเป็นอีกหนึ่งหน้าที่ที่เป็นฟันเฟืองที่สำคัญอย่างยิ่งของการบริหารคนที่มีประสิทธิภาพขององค์กร
