การจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM) สำคัญอย่างไรกับการดำเนินงานภายในองค์กร สำหรับการจัดการความรู้หรือ Knowledge Management มีความสำคัญเป็นอย่างมากกับการพาองค์กรไปสู่ความได้เปรียบในเชิงแข่งขัน โดยเป็นการรวบรวมความรู้ต่าง ๆ ที่มีอยู่ภายในองค์กรทั้งในรูปแบบของบุคคล เอกสาร และอีกหลาย ๆ อย่าง เพื่อให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงองค์ความรู้เพื่อนำมาปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
สำหรับรูปแบบกระบวนการจัดการความรู้ในองค์กรให้ได้ประโยชน์สูงสุด เพื่อเพิ่มระดับนวัตกรรมให้สูงขึ้นควรมีกระบวนจัดการอย่างไร เราจะพาทุกคนศึกษาการจัดการความรู้ดังกล่าว มาติดตามกันค่ะ
การจัดการความรู้ในองค์กรทำให้งานไม่สะดุด
การจัดการความรู้ในองค์กรมีความสำคัญอย่างมาก เพราะเมื่อไหร่ก็ตามที่องค์กรมีการจัดการความรู้ที่ดี เมื่อมีตำแหน่ง keyman สำคัญขององค์กรลาออก องค์กรก็จะสามารถดำเนินการต่อไปได้อย่างราบรื่น เพราะเมื่อไหร่ก็ตามที่ความรู้ขององค์กรอยู่ที่ตัวบุคลากรภายในองค์กร และไม่มีการจัดเก็บองค์ความรู้อย่างเป็นระบบ เมื่อพนักงานลาออกไป ความรู้นั้น ๆ ก็จะติดตามบุคลากรคนนั้นไปด้วย และทำให้การดำเนินภายในองค์กรสะดุดหรือติดขัดได้
ดังนั้น การจัดการความรู้ในองค์กร จะเป็นการจัดการองค์ความรู้อย่างเป็นระบบ เพื่อให้องค์กรนำความรู้นั้น ๆ นำมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด แม้ว่า Keyman คนสำคัญจะลาออกไปองค์กรก็สามารถนำความรู้มาถ่ายทอดให้พนักงานใหม่ที่ทำตำแหน่งเดียวกัน และช่วยให้พนักงานคนนั้น ๆ สามารถสานต่องานได้อย่างราบรื่น
รูปแบบของการจัดการความรู้
ความรู้ภายในองค์กรเกิดจากการศึกษา เรียนรู้ และผ่านประสบการณ์ทั้งเกิดจากความเข้าใจ และเกิดจากการปฏิบัติ โดยได้รับมาจากทั้งการฟัง การคิด ปฏิบัติจริง โดยสามารถแบ่งเป็น 2 รูปแบบ ดังนี้
1.Tacit Knowledge เป็นความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวบุคคล อาจได้มาจากพรสวรรค์ สัญชาตญาณ ประสบการณ์ ซึ่งเป็นความรู้ที่ถ่ายทอดได้ยาก ดังนั้น จึงควรฝึกปฏิบัติจริง และมีประสบการณ์ในด้านนั้น ๆ จริง ๆ เพื่อเข้าถึงและเข้าใจในการทำงานมากขึ้น
2.Explicit Knowledge เป็นความรู้ที่ชัดแจ้ง ซึ่งเป็นความรู้ที่มีความเป็นรูปธรรมชัดแจ้ง โดยสามารถเก็บรวบรวมในรูปแบบเอกสาร หนังสือ หลักเกณฑ์ หรือสามารถศึกษาจากสื่อต่าง ๆ ได้ด้วยตัวเอง ทั้งอินเทอร์เน็ต วิดีโอสอนต่าง ๆ
เริ่มต้นจัดการความรู้ในองค์กรอย่างไร
ก่อนที่องค์กรจะเริ่มมีการจัดการความรู้ในองค์กร องค์กรจำเป็นต้องเข้าใจถึงกระบวนจัดการความรู้ภายในองค์กรเสียก่อน โดยกระบวนจัดการความรู้ภายในองค์กรมีรายละเอียดดังนี้
1.ระบุความรู้ที่องค์กรจำเป็นต้องมี: ซึ่งเป็นความรู้พื้นฐานที่องค์กรได้กำหนดขึ้นเพื่อปฏิบัติทั่วกันภายในองค์กร โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่องค์กรกำหนดไว้ และเป็นไปตามวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กร
2.การสร้างความรู้ใหม่: เป็นการแสวงหาความรู้ใหม่ ๆ จากภายนอก โดยยังคงที่จะรักษาองค์ความรู้เดิม โดยตัดเพียงบางความรู้เก่าที่ไม่ได้ใช้แล้วออกไป แต่การแสวงหาความรู้ใหม่ ๆ นั้น อาจเริ่มต้นด้วยการจ้างบุคลากรจากภายนอกมาฝึกอบรม จ้างที่ปรึกษามาแนะนำ หรือการทำเอกสารสรุปหรือประเมินจากผู้ปฏิบัติงาน
3.วางโครงสร้างความรู้: เป็นหนึ่งในการจัดการความรู้ให้เป็นระบบเพื่อให้เตรียมพร้อมสำหรับจัดเก็บความรู้รอวันนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ในอนาคต
4.การกลั่นกรององค์ความรู้: การกลั่นกรององค์ความรู้เป็นการประมวลความรู้ต่าง ๆ ที่ได้จากประสบการณ์ การฝึกอบรม การเรียนรู้ และการปฏิบัติจริง มารวบรวมเป็นไฟล์ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ภายในองค์กร
5.การเข้าถึงความรู้: ในปัจจุบันพนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงองค์ความรู้ได้อย่างง่ายดายและสะดวกมาก ๆ โดยบางองค์กรอาจจัดข้อมูลด้วยการนำ Cloud เข้ามาใช้งาน หรือจัดเก็บผ่านระบบสารสนเทศขององค์กรเอง
6.การแลกเปลี่ยนความรู้: คือการแบ่งปันข้อมูลต่าง ๆ ที่ได้จากการปฏิบัติงานจริงมาแลกเปลี่ยนกันกับเพื่อนพนักงานอาจเกิดขึ้นได้จากการพูดคุย หรืออาจจัดเก็บในรูปแบบของเอกสาร ฐานข้อมูล นำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ หรือเป็นกรณีที่องค์ความรู้นั้นฝังอยู่ในตัวบุคคล ก็อาจมีกิจกรรมกลุ่ม ทำงานข้ามสายงาน หรือแม้กระทั่งนำระบบพี่เลี้ยงมาใช้ก็ทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้เช่นเดียวกัน
ประโยชน์จากการจัดการความรู้ในองค์กร
อย่างที่ได้กล่าวไปว่าการจัดการความรู้ในองค์กรมีความสำคัญและจำเป็นมาก ๆ โดยประโยชน์ของการจัดการความรู้ภายในองค์กรมี ดังต่อไปนี้
1.งานไม่สะดุดแม้ Keyman คนสำคัญลาออก
การที่ในแต่ละองค์กรมีการจัดระเบียบ จัดการองค์ความรู้ต่าง ๆ ทำให้ความรู้นั้นถูกถ่ายทอดสู่พนักงานใหม่ ๆ รวมถึงความรู้นั้นถูกจัดเก็บอยู่ในรูปแบบของเอกสาร ไฟล์ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ทำให้ความรู้ต่าง ๆ นั้นยังคงอยู่ภายในองค์กร ทำให้แม้ Keyman คนสำคัญลาออกก็ยังทำให้องค์กรสามารถดำเนินกิจการต่อไปอย่างราบรื่น
2.อบรมพนักงานใหม่ให้มีความรู้มากขึ้น
การมีระบบจัดการความรู้นั้นทำให้องค์กรมั่นใจว่า จะมีกระบวนการที่มีประสิทธิภาพมาช่วยเพิ่มศักยภาพการทำงานของพนักงาน และทำให้พนักงานทุกระดับสามารถเข้าถึงองค์ความรู้ต่าง ๆ ได้อย่างเท่าเทียมกัน โดยความรู้นั้น ๆ เป็นความรู้ที่สั่งสมกันมาภายในองค์กร ซึ่งหาไม่ได้จากที่อื่น
3.กระตุ้นให้เกิดการเรียนรู้ในกลุ่มพนักงาน
การมีระบบการจัดการความรู้ทำให้พนักงานมีความตื่นตัวที่จะเรียนรู้อย่างสม่ำเสมอ และความให้องค์กรสามารถขยายขีดความสามารถในการแข่งขันทางด้านธุรกิจได้มากขึ้น โดยที่พนักงานเก่ามีความรู้ความสามารถในการทำงานมากยิ่งขึ้น
ท้ายที่สุดแล้วการจัดการความรู้มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งสำหรับทุก ๆ องค์กรเพราะเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินการต่อไปได้แม้ว่าพนักงานเก่า ๆ จะลาออกไปแล้ว อีกทั้งยังนำองค์กรไปสู่ความก้าวหน้าได้อีกระดับ
