โดยทั่วไปหลังจากเสร็จสิ้นกระบวนการสรรหาและคัดเลือกพนักงานจนได้ผู้ที่เหมาะสมสำหรับองค์กร การเริ่มต้นการทำงานวันแรกองค์กรมักจะทำการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ (Orientation) ก่อนการเริ่มงาน โดยการปฐมนิเทศมักจะเป็นการชี้แจงข้อมูลขององค์กร เพื่อให้เกิดความเข้าใจ ความเชื่อมั่น และทัศนคติที่ดีในการเข้ามาร่วมงานกับองค์กร รวมถึงเงื่อนไขการทำงาน กฎข้อบังคับ หรืออาจจะรวมถึงสวัสดิการต่างๆ ที่เป็นสิทธิของพนักงาน ซึ่งจะทำให้พนักงานสามารถปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้อง แต่หลายองค์กรอาจมองข้ามกระบวนการปฐมนิเทศพนักงานไปซึ่งก็อาจะทำให้องค์กรพลาดโอกาสในการรักษาพนักงานไว้ด้วยเช่นกัน
ในทางกลับกันหลายองค์กรหันมาให้ความสำคัญกับการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ที่ใส่ใจกับพนักงานมากยิ่งขึ้น เพราะเมื่อพนักงานเข้าสู่แผนกการทำงานจริงพนักงานหลายคนไม่สามารถปรับตัวให้เข้ากับวัฒนธรรมองค์กรได้ สุดท้ายก็ต้องลาออก ทำให้องค์กรต้องเสียเวลาและงบประมาณในการสรรหาพนักงานใหม่เข้ามาแทนที่เรื่อยๆ โดยการออกแบบโปรแกรมอบรมและพัฒนาพนักงาน (On boarding Program) เพื่อเป็นการต้อนรับ ช่วยดูแลพนักงานใหม่ ให้เข้าใจ สามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมขององค์กร รวมถึงปรับตัวเข้ากับเพื่อนร่วมงานและหัวหน้างานได้รวดเร็วขึ้น พร้อมทั้งเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับองค์กรได้ดียิ่งขึ้น สถิติที่น่าสนใจในการใช้ On boarding Program
Gallup พบว่ามีพนักงานเพียง 12% เท่านั้นที่เห็นด้วยอย่างยิ่งว่าองค์กรของตนเองทำงานได้ดีเยี่ยมในการจัดการพนักงานใหม่ นั่นหมายความว่า 88% ไม่เชื่อว่าองค์กรของพวกเขาเริ่มต้นการทำงานได้อย่างดี เนื่องจากกระบวนการปฐมนิเทศที่ดีจะสามารถส่งผลให้มีการรักษาพนักงาน รวมถึงประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้น
ทางด้านงานวิจัยจาก Glassdoor พบว่า องค์กรที่เริ่มต้นปฐมนิเทศพนักงานได้อย่างดี สามารถปรับปรุงการรักษาพนักงานใหม่ได้ถึง 82% และประสิทธิภาพการทำงานมากกว่า 70%
ประโยชน์ในการใช้ On-boarding Program สำหรับพนักงานใหม่
ลดความกังวล และเพิ่มความสุขให้กับพนักงาน
ไม่ว่าพนักงานใหม่ของคุณจะเคยมีประสบการณ์การทำงานก่อนหน้ามามากน้อยแค่ไหน แต่การต้องเข้ามาอยู่ในสภาพแวดล้อมการทำงานใหม่ ผู้คนใหม่ อาจมีคำถามเกิดขึ้นมากมาย ทำให้เกิดความกังวลกับการวางตัว การเปิดการสนทนา หรือการรับมอบหมายงานใหม่ แต่การจัดโปรแกรมอบรมและพัฒนาพนักงาน สามารถสร้างความประทับใจในการต้อนรับพนักงานใหม่ ละลายพฤติกรรมบางส่วนทำให้เกิดความเข้าใจในวัฒนธรรมขององค์กร มีการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงาน โดยองค์กรอาจจะให้มีคู่หูในการทำงาน หรือการใช้ระบบพี่เลี้ยงในการคำแนะนำกับพนักงานใหม่ได้
- 70% ของพนักงานกล่าวว่าเพื่อนในที่ทำงานเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดในชีวิตการทำงานที่มีความสุข
- 50% ของพนักงานที่มีเพื่อนสนิทในที่ทำงานรายงานว่าพวกเขารู้สึกผูกพันกับบริษัทมาก
- 58% ของผู้ชายและ 74% ของผู้หญิงจะปฏิเสธงานที่ได้ค่าตอบแทนสูง ถ้ามันหมายความว่าไม่เข้ากับเพื่อนร่วมงาน
ส่งเสริมให้เกิดการเรียนรู้
การรับมอบหมายงานเมื่อเข้ามาเป็นพนักงานใหม่ทำให้ต้องเรียนรู้โครงสร้างองค์กร ขั้นตอน กระบวนการ และทักษะด้านต่างๆ ดังนั้นทักษะการเรียนรู้จึงเป็นสิ่งสำคัญ หากพนักงานสามารถเรียนรู้และพัฒนาทักษะการทำงานได้อย่างรวดเร็ว ก็จะทำให้สามารถสร้างผลงาน สร้างคุณค่าให้กับองค์กร พร้อมผลักดันให้งานต่างๆบรรลุเป้าหมายขององค์กรได้อย่างรวดเร็วขึ้นเช่นกัน ซึ่งการส่งเสริมการเรียนรู้ของพนักงานนั้นก็มีหลากหลายรูปแบบ ทั้งการใช้ระบบพี่เลี้ยงสอนงาน การเรียนรู้จากการลงมือทำ (On the job training) การฝึกอบรม เป็นต้น
- องค์กรที่มีกระบวนการปฐมนิเทศตามมาตรฐานจะพบกับประสิทธิภาพการจ้างงานใหม่ที่เพิ่มขึ้น 54% พนักงานของบริษัทเหล่านั้นที่มีโปรแกรมการเริ่มต้นใช้งานนานที่สุดจะได้รับความสามารถเต็มที่เร็วกว่าโปรแกรมที่สั้นที่สุด 34% ซึ่งต่างกัน 4 เดือน
- 77% ของพนักงานใหม่ที่บรรลุผลการปฏิบัติงานครั้งแรกได้รับการฝึกอบรมการปฐมนิเทศอย่างเป็นทางการ
ลดอัตราการลาออกของพนักงาน
การเข้าสู่ที่ทำงานใหม่ด้วยการต้อนรับที่ดี ส่งผลต่อความประทับใจที่พนักงานสามารถสัมผัสได้ว่า องค์กรนั้นมีความใส่ใจกับพนักงานอย่างไร รวมถึงเป็นการสร้างความรู้สึกร่วม หรือการมีส่วนร่วมกับองค์กร ทำให้พนักงานเกิดความผูกพันธ์และพร้อมที่จะทุ่มเทการทำงานอย่างเต็มที่
- องค์กรที่มีกระบวนการปฐมนิเทศตามมาตรฐานจะพบกับการรักษาพนักงานใหม่เพิ่มขึ้น 50%
- งานออนบอร์ดอัตโนมัติส่งผลให้อัตราการรักษาพนักงานใหม่สูงขึ้น 16%
- หากพนักงานรู้สึกว่าพวกเขากำลังเรียนรู้และเติบโตในองค์กรของคุณ คุณจะมีโอกาสสูญเสียพนักงานทั้งหมดมากกว่า 60% ภายในสี่ปีน้อยลง
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดความผิดพลาดในการทำงาน
การให้ความสำคัญในเรื่องของ On boarding Program ซึ่งมีการวางแผนการพัฒนาทักษะการทำงานในด้านต่างๆ ที่จำเป็นกับการทำงาน จะทำให้พนักงานมีประสบการณ์จากการลงมือทำ จนเกิดความเชี่ยวชาญ พร้อมกับพัฒนาผลงานตาม Feedback ที่ได้รับ ซึ่งจะทำงานการทำงานมีความคล่องตัวยิ่งขึ้น ซึ่งสามารถทำให้ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถปรับปรุงและแก้ไขงานในส่วนที่บกพร่องหรือผิดพลาดได้อย่างทันเวลา ไม่ให้เกิดผลกระทบเชิงลบในวงกว้าง ทำให้ลดความผิดพลาด ลดการสูญเสียในการทำงานได้มากยิ่งขึ้น
- 69% ของพนักงานกล่าวว่าพวกเขาจะทำงานหนักขึ้นหากพวกเขารู้สึกว่าความพยายามของพวกเขาได้รับการยอมรับมากขึ้น
- Gallup พบว่าผู้ที่ได้รับการตอบรับจุดแข็งมีอัตราการลาออกที่ 14.9% ต่ำกว่าพนักงานที่ไม่ได้รับคำติชม
- 80% ของ Gen Y กล่าวว่าพวกเขาต้องการ Feedback ที่ตรงจุดมากกว่ารีวิวที่เป็นทางการ
