ในทุกๆวันของการทำงานเราใช้การสื่อสารในการขับเคลื่อนการทำงานด้วยรูปแบบต่างๆ เช่น การมอบหมายงาน การประสานงาน การให้ข้อมูลตอบกลับ การสร้างความสัมพันธ์ในทีม เป็นต้น และมีการสื่อสารกับผู้ที่ต้องทำงานร่วมกันในหลายระดับไม่ว่าจะเป็นในระดับผู้บังคับบัญชา เพื่อนร่วมงาน หรือ ผู้ใต้บังคับบัญชา สิ่งที่เป็นปัญหาใหญ่ คือ การสื่อสารที่ไม่เข้าใจกัน ซึ่งความไม่เข้าใจอาจก่อให้เกิดปัญหาและอุปสรรคต่อการทำงานได้ใน 2 มิติ คือ ปัญหาไม่เข้าในในข้อมูลที่ได้รับ เช่น ไม่เข้าใจวัตถุประสงค์ของงานที่มอบหมายให้ทำ การแจ้งข้อมูลที่คลาดเคลื่อน การให้ Feedback ที่ไม่ชัดเจนทำงานดำเนินงานต่อไม่ถูก เป็นต้น ส่วนในอีกมิติ คือ ปัญหาด้านความสัมพันธ์ เช่น การสื่อสารที่ทำให้เกิดความขัดแย้งระหว่างบุคคล การสื่อสารแล้วลดแรงจูงใจอีกฝ่าย การสื่อสารโดยตัดสินจากอคติที่มีข้อมูลไม่รอบด้าน เป็นต้น เรื่องการสื่อสารในการทำงานจึงเป็นเรื่องที่ไม่ควรละเลย จากข้อมูลในการสร้างการร่วมมือในการทำงานเพื่อให้เกิดทีมเวิร์คได้มีสถิติที่น่าสนใจเกี่ยวกับเรื่องการสื่อสารไว้ ดังนี้
- 86% ของพนักงานและผู้บริหารกล่าวถึงการขาดความร่วมมือหรือการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพสำหรับความล้มเหลวในที่ทำงาน
- 50% ของการเปลี่ยนแปลงเชิงบวกในรูปแบบการสื่อสารภายในสถานที่ทำงานสามารถรับรองการมีปฏิสัมพันธ์ทางสังคมนอกที่ทำงาน
- ธุรกิจที่มีการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพมีแนวโน้มที่จะมีอัตราการลาออกของพนักงานลดลง 50%
- 33% ของพนักงานกล่าวว่าการขาดการสื่อสารที่เปิดเผยและตรงไปตรงมามีผลกระทบด้านลบมากที่สุดต่อขวัญกำลังใจของพนักงาน
ที่มา https://blog.bit.ai/collaboration-statistics/
หลายครั้งเมื่อมีการสื่อสารกับคู่สนทนา สิ่งที่เราให้ความสำคัญคือจุดมุ่งหมาย และความต้องการของตัวเราเอง โดยขาดการคำนึงถึงผู้ฟัง เพราะผู้ฟังแต่ละคนมีความแตกต่างและความพึงพอใจในรูปแบบการรับสารที่แตกต่างกัน หากเราสามารถเข้าใจในความแตกต่าง และเลือกรูปแบบวิธีการที่เหมาะสมก็จะทำให้การสื่อสารนั้นราบรื่นได้โดยง่าย และบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการได้ โดยบทความที่ผ่านมาได้กล่าวถึงการสังเกตบุคลิกลักษณะของคนที่มีความแตกต่างกันด้วย DISC Model ไปแล้ว บทความนี้จึงจะเล่าถึงการเลือกรูปแบบการสื่อสารเหมาะสมทั้งท่าทาง (visual) คำพูด (verbal) และ น้ำเสียง (vocal)
เทคนิคการสื่อสารให้ตรงใจคนต่างสไตล์
สไตล์ D (Dominance) นักปฏิบัติ
- ท่าทาง (visual) มีแสดงท่าที่ที่มีความนอบน้อมถ่อมตน ให้เกียรติ ไม่แสดงท่าที่ข่มผู้ฟัง
- คำพูด (verbal) พูดสั้น กระชับ ตรงไปตรงมา เป็นการเป็นงานไม่ออกนอกเรื่อง มุ่งประเด็นที่เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ที่จะได้รับ
- น้ำเสียง (vocal) ใช้น้ำเสียงที่มีความกระตือรือร้น กระฉับกระเฉง เลี่ยงการพูดด้วยน้ำเสียงที่ไม่มั่นใจ หรือเนิบช้าเกินไป
สไตล์ I (Influence) นักเจรจา
- ท่าทาง (visual) มีท่าทางที่เป็นมิตร สบายๆ ไม่เป็นทางการจนเกินไป
- คำพูด (verbal) เน้นการพูดคุยที่สนุกสนาน มีการพูดถึงไลฟ์สไตล์ร่วมด้วย โดยไม่มุ่งเรื่องงานเพียงอย่างเดียว มีการขอความคิดเห็นจากผู้ฟัง และพูดในเชิงการสร้างแรงบันดาลใจ
- น้ำเสียง (vocal) ใช้น้ำเสียงที่สบายๆ เลี่ยงการใช้น้ำเสียงที่ดุดัน หรือทำให้เกิดความรู้สึกกดดัน
สไตล์ S (Steadiness) นักประสาน
- ท่าทาง (visual) มีท่าทางที่สุภาพ เรียบง่าย มีอัธยาศัยดี และดูอบอุ่น
- คำพูด (verbal) ใช้ถ้อยคำที่สุภาพ มีความจริงใจ ใส่ใจในรายละเอียด มีการอธิบายให้เห็นภาพ เน้นการพูดถึงประโยชน์ที่ผู้ฟังจะได้รับ
- น้ำเสียง (vocal) ใช้น้ำเสียงที่เรียบง่าย ผ่อนคลาย เลี่ยงการใช้น้ำเสียงที่ก้าวร้าว
สไตล์ C (Conscientious) นักคิดวิเคราะห์
- ท่าทาง (visual) มีความสุภาพ ดูเป็นผู้ที่มีความน่าเชื่อถือ
- คำพูด (verbal) พูดในเชิงการให้ข้อมูลที่ชัดเจน มีการอ้างอิงข้อมูลที่น่าเชื่อถือ และเปิดโอกาสให้อีกฝ่ายได้ซักถาม และหากมีเอกสารประกอบสิ่งที่นำเสนอจะทำดีมาก
- น้ำเสียง (vocal) พูดด้วยน้ำเสียงที่เลี่ยงการเร่งรัดให้ตัดสินใจ หรือรุกล้ำเข้ามาในพื้นที่ส่วนตัวของผู้ฟัง
วิธีเริ่มต้นการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจากตัวเอง
- สำรวจตัวเอง : การสำรวจตัวเองเป็นการย้อนกลับมามองสไตล์การสื่อสารของตัวเรา ทั้งในฐานะผู้พูด และผู้ฟัง ว่าเมื่อเราต้องอยู่ในแต่ละบทบาทมีลักษะอย่างไรบ้าง เช่น คนสไตล์ D ที่มีลักษณะเป็นนักปฏิบัติ เมื่อเป็นผู้พูดจะความมั่นใจเป็นอย่างมาก แต่เมื่อเป็นผู้ฟังกลับชอบสนทนากับผู้ที่มีลักษณะถ่อมตน
- ทำความเข้าใจตนเอง : เมื่อเรามีข้อมูลที่สะท้อนสไตล์การสื่อสารของตัวเราแล้ว ควรทำความเข้าใจการแสดงออกที่เกิดขึ้น ทั้งท่าทาง (visual) คำพูด (verbal) และ น้ำเสียง (vocal) ว่าส่วนไหนเป็นข้อดีที่ควรรักษาเอาไว้ และส่วนไหนเป็นสิ่งที่ควรต้องปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น โดยอาจศึกษาข้อมูลเพิ่มเติม ทำแบบทดสอบ หรือหาผู้เชี่ยวชาญมาให้คำแนะนำ
- ปรับปรุงและนำไปประยุกต์ใช้ : เมื่อเราทราบทั้งจุดดี และจุดที่ต้องระวัง การนำไปใช้อย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้เกิดความเชี่ยวชาญ และสื่อสารออกมาได้อย่างเป็นธรรมชาติพร้อมทั้งมีประสิทธิภาพ
จะเห็นได้ว่าไม่ว่าการสื่อสารแม้เป็นเพียงปัจจัยหนึ่งของการทำงาน แต่มีพลังอย่างมากในการขับเคลื่อนการทำงานในภาพรวมให้ออกมามีประสิทธิภาพ และบรรลุเป้าหมายได้อย่างราบรื่น รวมถึงสามารถสร้างความสัมพันธ์ของพนักงานให้เกิดการทำงานร่วมกัน สร้างขวัญกำลังใจ และลดการลาออกของพนักงานได้ ดังนั้นไม่ว่าคุณจะทำงานอยู่ในตำแหน่งงานใดก็ควรที่จะให้ความสำคัญกับเรื่องการสื่อสารโดยเริ่มต้นได้จากตนเอง
