การให้ข้อมูลตอบกลับหรือ Feedback เป็นกระบวนการหนึ่งที่ใช้สื่อสารระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง ซึ่งสามารถใช้ในการพัฒนาศักยภาพของพนักงาน และประสิทธิภาพการทำงานได้ โดยที่การให้ Feedback ที่มีประสิทธิภาพจะมีรายละเอียดในส่วนต่างๆ ที่ต้องคำนึงถึง โดยบาทความนี้จะพูดถึงส่วนสำคัญในด้านต่างๆ ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้จริง
การ Feedback กับพนักงานเป็นส่วนสำคัญของการเป็นผู้นำที่มีประสิทธิภาพ หัวหน้างานที่ให้ข้อเสนอแนะบ่อยครั้งและมีความต่อเนื่องมีอิทธิพลต่อการทำงานพนักงาน
- พนักงาน 5.2 เท่า เห็นด้วยกับการให้ feedback ที่มีเหตุผล และมองว่าเป็นประโยชน์สำหรับตัวพวกเขา
- พนักงาน 3.2 เท่าว่าพวกเขาได้รับแรงจูงใจให้ทำงานที่โดดเด่น
- พนักงาน2.7 เท่ามีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมในที่ทำงานมากขึ้น
ที่มา https://www.quantumworkplace.com/future-of-work/employee-feedback
สำหรับการให้ Feedback สามารถใช้สื่อสารได้ทั้งเรื่อง Relation Feedback หรือ เรื่องความสัมพันธ์ในการทำงาน และ Performance Feedback หรือความสามารถในการทำงาน โดยสามารถแยกรูปแบบของ Feedback ได้เป็นสองประเภท คือ Positive Feedback เป็นการให้ข้อมูลในเชิงบวก เพื่อชื่นชมหรือให้กำลังใจกับพนักงาน และ Corrective Feedback หรือการให้ข้อมูลในเชิงแก้ไข โดยไม่ได้กล่าวโทษผู้ที่กระทำ แต่เป็นการให้ข้อมูลเพื่อปรับปรุงในข้อผิดพลาด พร้อมข้อเสนอแนะหรือวิธีการแก้ปัญหา เพื่อหาวิธีป้องกันหลีกเลี่ยงสิ่งที่จะทำให้เกิดปัญหาซ้ำ
92% ของผู้ตอบแบบสอบถามเห็นด้วยกับคำยืนยันที่ว่า “ข้อเสนอแนะเชิงลบ หากมีการส่งข้อมูลอย่างเหมาะสมจะมีประสิทธิภาพในการปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้น”
ที่มา https://www.linkedin.com/business/talent/blog/talent-strategy/employee-feedback-stats-you-need-to-see
สิ่งที่ควรให้ความสำคัญในการให้ Feedback
- ความถี่ในการให้ Feedback
การให้ Feedback ที่เหมาะสมและทันต่อสถานการณ์ควรดูรูปแบบของทีมว่ามีลักษะเป็นอย่างไร สำหรับทีมที่มีการเคลื่อนตัวช้า เช่น ทีมได้ได้รับมอบหมายให้ทำงานที่มีแบบแผนในการปฏิบัติ หรืองานที่ต้องทำเป็นประจำทุกวัน ในทีมลักษณะนี้ความถี่ในการให้ Feedback เดือนละหนึ่งหรือ หรือเว้นระยะห่างออกไปโดยดูปัจจัยอื่นๆ ประกอบตามความเหมาะสม ส่วนทีมที่มีการเคลื่อนตัวเร็ว เช่น ทีมที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลงานเบื้องหน้าที่มีการปรับเปลี่ยนรูปแบบงาน หรือต้องแก้ปัญหาเฉพาะหน้าอยู่เสมอ ทีมลักษณะนี้อาจะมีการให้ Feedback ที่ถี่ขึ้นเป็นสัปดาห์ละหนึ่งครั้ง หรือ ให้ Feedback ในช่วงเวลาที่สามารถจัดการกับปัญหาได้ทันเวลา (On the spot Feedback)
80% ของพนักงาน Gen Y กล่าวว่าพวกเขาต้องการ Feedback แบบทันที มากกว่าการเรียกคุยอย่างเป็นทางการ
ที่มา https://www.linkedin.com/business/talent/blog/talent-strategy/employee-feedback-stats-you-need-to-see
- มีเป้าหมายในการให้ Feedback ที่ชัดเจน
ความแตกต่างของการสื่อสารระหว่างการทำงานโดยทั่วไป กับการให้ Feedback มีความแตกต่างกันตรงที่ การให้ Feedback ต้องมีเป้าหมายอย่างชัดเจนว่าต้องการให้เกิดผลลัพธ์อย่างไร และใช้การอธิบายด้วยเหตุผลอย่างชัดเจน ตรงจุด เพื่อไม่ให้เกิดการตีความไปเอง ซึ่งอาจจะทำให้เกิดความเข้าใจที่คลาดเคลื่อน ส่งผลต่อความเสียหายที่เกิดขึ้นกับงานในด้านต่างๆ เช่น เสียเวลา เสียงบประมาณ หรือแม้แต่การเสียกำลังใจของคนทำงานได้ ดังนั้นผู้ที่ให้ Feedback ควรทำความเข้าใจเป้าหมาย รวมถึงรายละเอียดต่างๆ ที่ต้องการสื่อสารในการรให้ข้อมูลป้อนกลับอย่างชัดเจนเสียก่อน
- ใช้การสื่อสารแบบสองทาง (Two-Ways Communication)
หากคุณต้องการที่จะสื่อสาร Feedback โดยเฉพาะการมุ่งผลลัพธ์เพื่อการแก้ไขปัญหาอย่างตรงจุด สิ่งปัจจัยสำคัญที่จะทำให้ Feedback เกิดประสิทธิภาพอย่างมากคือการใช้การสื่อสาร 2 ทาง คือการเปิดโอกาสให้พนักงานได้สื่อสารข้อมูล ปัญหา หรือแม้แต่ความรู้สึก โดยหัวหน้างานต้องเป็นผู้รับฟังที่ดี โดยปราศจากอคติ เพื่อที่จะได้รับรู้ข้อมูลสถานการณ์ หรือเข้าใจบริบทที่เกิดขึ้นอย่างรอบด้าน รวมถึงเป็นการสร้างความรู้สึกความเข้าอกเข้าใจ การเคารพระหว่างกัน ทำให้พนักงานรู้สึกถึงความปลอดภัยที่จะกล้าเปิดเผยข้อมูล และเปิดใจที่จะรับ Feedback มากยิ่งขึ้น
- ความพร้อมของผู้รับ และผู้ให้ Feedback
การเตรียมการอีกประเด็นหนึ่งที่สำคัญ คือการเตรียมความพร้อมของผู้ให้ และผู้รับ Feedback ในหลายด้าน
- คำนึกถึงช่วงเวลาที่เหมาะสม คือเป็นเวลาที่สามารถจดจ่อกับการสนทนาได้อย่างเต็มที่ ไม่มีงานอื่นแทรกซ้อนหรือทำงานไปด้วย รับ Feedback ไปด้วย เพราะอาจทำให้ไม่สามารถจดจ่อกับข้อมูลได้ และเกิดความคลาดเคลื่อน
- การใส่ใจเรื่องอารมณ์ก่อนการสนทนา ควรหลีกเลี่ยงช่วงอารมณ์ที่กำลังโกรธ หงุดหงิด โมโห เพราะจะทำให้เกิดอคติ เกิดการพูดจาที่ขัดแย้งหรือกระทบกระทั่งกัน หรือการใส่อารมณ์ในการสนทนามากกว่าการใช้เหตุผลหรือข้อเท็จจริง จากการแก้ไขปัญหา อาจทำให้เกิดปัญหาใหม่ตามมาได้
- การมีบทสรุป ผู้ให้ Feedback เมื่อให้ความคิดเห็นและสอบถามข้อมูลอย่างรอบด้านแล้ว ควรมีบทสรุปหรือทางออกที่ชัดเจนในการแก้ปัญหานั้นๆ อย่างเป็ยรูปธรรม เพื่อที่ทำให้ทุกฝ่ายได่ทราบว่าต้องปฏิบัติอย่างไรต่อ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์อย่างไร หากมีการเสนอแนะความคิดเห็นโดยไม่มีบทสรุป อาจก่อให้เกิดความคลุมเครือ ไม่มีการแก้ปัญหาที่ชัดเจนและถูกต้อง
จะเห็นได้ว่าการมห้ข้อมูลตอบกับหรือ Feedback กับพนักงาน เป็นอีกกระบวนการหนึ่งที่ส่งเสริมให้เกิดการสื่อสารระหว่างการทำงานทั้งในเชิงบวก ซึ่งถือเป็นการสร้างขวัญและกำลังใจแก่พนักงาน และในเชิงการแก้ไขปัญหาที่ช่วยให้ทั้งหัวหน้างานและพนักงานเกิดการเรียนรู้และลงมือทำเพื่อให้การดำเนินงานสามารถบรรลุเป้าหมาย เกิดผลลัพธ์ที่น่าพอใจ โดยอาศัยปัจจัยทั้ง 4 ข้อคือ ความถี่ การมีเป้าหมายที่ชัดเจน การสื่อสารสองทาง และความพร้อมของผู้รับและผู้ให้ Feedback ในการเตรียมความพร้อมและให้ Feedback อย่างมีประสิทธิภาพ
